મેમો લખવું એ પહેલાં થોડી ભયાનક લાગી શકે છે, પરંતુ જો તમને પગલાઓ ખબર હોય તો તે મુશ્કેલ નથી. કોઈપણ વ્યવસાય દસ્તાવેજની જેમ, તે યોગ્ય રીતે કરવું મહત્વપૂર્ણ છેબંધારણઅને તમે લખી રહ્યાં છો તે કોઈપણ મેમો ગોઠવો, તેમજ ખાતરી કરો કે વિતરણ પહેલાં તે ભૂલથી મુક્ત છે. વ્યવસાય મેમો લખતી વખતે આ ચાર પગલાંને અનુસરો.
પગલું 1: મેમોનું મથાળું બનાવો
વ્યવસાયિક મેમો કે જે જોડાણો તરીકે છાપવામાં આવશે અથવા ઇમેઇલ કરવામાં આવશે તે એક મથાળાથી પ્રારંભ થવું જોઈએ જે તે કર્મચારી સભ્યોના નામ (ઓ) ને સૂચિબદ્ધ કરશે જે તેને પ્રાપ્ત કરશે જો મેમો એક ના શરીર માં સમાવવામાં આવશેઇમેઇલ, આ વિભાગ જરૂરી નથી કારણ કે ઇમેઇલ પ્રોગ્રામ તમારા માટેના મેમોમાં સામાન્ય રીતે સમાવિષ્ટ માહિતી પ્રદાન કરશે.
સંબંધિત લેખો- મેમો લેઆઉટ
- અભ્યાસક્રમ Vitae Templateાંચો
- વહીવટી સહાયકની ભૂમિકા
ઉદાહરણ મેમો મથાળા:
મેમોના મથાળામાં સામાન્ય રીતે નીચેની લીટીઓ શામેલ હોય છે:
મેમો ટુ: પ્રાપ્તકર્તાના નામ ભરો
તરફથી: પ્રેષકનું પૂરું નામ
તારીખ: તારીખ મેમો મોકલ્યો છે
RE: વિશિષ્ટ વિષય લાઇન; મેમો શું છે તેનું ટૂંકું વર્ણન
ડીસી: મેમોની નકલ પ્રાપ્ત કરનાર વ્યક્તિ અથવા લોકોનાં નામ (વૈકલ્પિક; મેમોની નકલ અતિરિક્ત લોકો પર કરવામાં આવી રહી છે તો જ વાપરો)
મથાળાની ટિપ્સ
તમારા મેમો માટેનું મથાળું બનાવતી વખતે આ ટીપ્સને અનુસરો:
- શીર્ષકોમાં તે વ્યક્તિ અથવા લોકોનું સંપૂર્ણ નામ (ઉપનામો નથી) શામેલ હોવા જોઈએ જે લોકો દસ્તાવેજ પ્રાપ્ત કરશે.
- તમારે તમારું પૂરું નામ, અને મેમો તૈયાર થવાની તારીખ પણ શામેલ કરવી જોઈએ.
- શીર્ષકનો આગળનો ભાગ મેમોનો વિષય છે, જે સામાન્ય રીતે 'આરઇ:' દ્વારા સૂચવવામાં આવે છે, જેનો અર્થ 'સંબંધિત' છે.
- શક્ય તેટલું ચોક્કસ વિષય બનાવો. 'નવી નીતિ' જેવા સામાન્ય મથાળાને બદલે, 'સુનિશ્ચિત વેકેશન્સ માટે નવી નીતિ પસંદ કરો.'
- જો મેનૂને અન્ય લોકો પર ક willપિ કરવામાં આવશે, તો સીસી: લાઇનથી શીર્ષક સમાપ્ત કરો. સીસીનો અર્થ: આ સંદર્ભમાં 'કાર્બન ક copyપિ' છે. જો તમે બહુવિધ પ્રાપ્તકર્તાઓની ક copપિ કરી રહ્યાં છો, તો બધા નામોની સૂચિ બનાવો, અલ્પવિરામથી દરેકને અલગ કરવાનું ભૂલશો નહીં.
પગલું 2: મેમોનો બોડી લખો
એક મેમોનો મુખ્ય ભાગ તે છે જ્યાં માહિતી આપવામાં આવશે. તેમાં ત્રણ મુખ્ય ઘટકો શામેલ છે:
- પરિચય: આ બે કે ત્રણ વાક્યોનો ટૂંકું ફકરો હોવું જોઈએ જે લોકોને મેમો માટેનું કારણ સીધી રીતે જાણી શકે.
- ભલામણો અથવા હેતુ: આ વિભાગ મુખ્ય મુદ્દાઓ, હાઇલાઇટ્સ અથવા પૃષ્ઠભૂમિ માહિતીનો ઉપયોગ કરીને સંદેશના માંસને મેળવે છે. તેમાં તથ્યો અને આંકડા જેવી સહાયક વિગત શામેલ હોઈ શકે છે, તેમજ મેમોના ઉદાહરણો અને કારણો શામેલ હોઈ શકે છે.
- બંધ: આબંધ/ મેમોના નિષ્કર્ષમાં સ્પષ્ટ કરવું જોઈએ કે શું પગલા લેવાની જરૂર છે અને જ્યારે તેને પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે અથવા મેમોમાં સમાવિષ્ટ સમયસર સમાચારોની પુનરાવર્તન કરે છે.
પગલું 3: મોકલતા પહેલા મેમોને અંતિમ બનાવો
મેમો મોકલતા પહેલા તેને કાળજીપૂર્વક પ્રૂફ્રેડ કરો. સુનિશ્ચિત કરો કે તે ટાઇપોઝથી મુક્ત છે અને દસ્તાવેજ તમે જે બિંદુઓ (ઓ) પર જવા માંગો છો તે સચોટ રૂપે પહોંચાડે છે. તમે જે લખ્યું છે તેનું મૂલ્યાંકન કરતી વખતે નીચેની માર્ગદર્શિકાનો ઉપયોગ કરો અને જરૂર મુજબ ફેરફાર કરો.
- પ્રેક્ષક-યોગ્ય: દસ્તાવેજની ચકાસણી શિક્ષણ, પૃષ્ઠભૂમિ, કંપનીની સ્થિતિ અને પ્રાપ્તકર્તાઓની જરૂરિયાતો માટે યોગ્ય છે.
- સંક્ષિપ્ત: બિનજરૂરી શબ્દોને દૂર કરો અને મેમોને એક પૃષ્ઠ પર રાખો અથવા મોટાભાગનાં સંજોગોમાં.
- સુસંગત : ખાતરી કરો કે મેમો માળખું સરળ અને લોજિકલ છે અને દરેક ફકરો એક વિચાર સુધી મર્યાદિત છે.
- વાંચી શકાય તેવું : ફકરા ટૂંકા રાખવાની ખાતરી કરો અને કી વિગતોની સૂચિ બનાવવા માટે બુલેટ પોઇન્ટનો ઉપયોગ કરો.
- પરિભાષા: પ્રેક્ષકોને સમજવાની અપેક્ષા રાખી શકાય તે યોગ્ય પરિભાષાનો ઉપયોગ કરો.
- હકીકત સ્વર: સ્વર છે તે ચકાસોવ્યાવસાયિકઅને તે કે તમે ભાવનાત્મક રીતે ચાર્જ કરેલા શબ્દો શામેલ કર્યા નથી.
- દેખાવ: ખાતરી કરો કે સમાપ્ત થયેલ દસ્તાવેજ દૃષ્ટિની આકર્ષક અને વાંચવા માટે સરળ છે.
તે પડકારરૂપ હોઈ શકે છેતમારા પોતાના લેખ પ્રૂફ વાંચો, તેથી તમે એકવાર વિશ્વસનીય સહયોગી મેમોની સમીક્ષા કરી શકો છો, જ્યારે તમે એકદમ ખાતરી કરો કે તે ભૂલ મુક્ત છે. આંખોનો બીજો સમૂહ રાખવાથી તમે વધારાની ભૂલોને પકડી અને સુધારી શકો છો.
પગલું 4: મેમોનું વિતરણ કરો
મેમોઝને પ્રિન્ટ અથવા ઇમેઇલમાં વિતરિત કરી શકાય છે.
મુદ્રિત મેમોનું વિતરણ
તમારા મેમોને હાર્ડ ક copyપિ (મુદ્રિત) ફોર્મેટમાં વિતરિત કરવાની યોજના છે? જ્યારે તમને ખાતરી છે કે મેમો જવા માટે તૈયાર છે, ત્યારે 'ના' લાઇન પર તમારા નામ દ્વારા તમારા આરક્ષણાક્ષકોને હાથથી લખો, પછી દસ્તાવેજને ક copyપિ કરો અને પ્રાપ્તકર્તા (ઓ) ને વહેંચો. તમારી દીક્ષાઓ મેમો પર સહીના સ્વરૂપ તરીકે સેવા આપે છે.
ઇમેઇલ દ્વારા મેમોઝ મોકલી રહ્યું છે
જો તમે ઇમેઇલ દ્વારા મેમો મોકલી રહ્યાં છો, તો મોકલતા પહેલા તેને પીડીએફ દસ્તાવેજમાં કન્વર્ટ કરવાની શ્રેષ્ઠ પ્રથા છે, જેથી તમે ખાતરી કરી શકો કે મેમો ફોર્મેટ તેને પ્રાપ્ત કરનારા દરેકને લઈ જશે. એક તમે તે કર્યું છે, ફક્ત યોગ્ય ઇમેઇલ સરનામાં દાખલ કરો, મેમો જોડો અને વર્ણનાત્મક વિષય લાઇન ઉમેરો. તમે 'મોકલો' ક્લિક કરતા પહેલા જોડાણને ખોલવા માટેના ઇમેઇલની મુખ્ય ભાગમાં પ્રારંભિક ટેક્સ્ટની કેટલીક લાઇનો ઉમેરવા પણ ઇચ્છતા હોઈ શકો છો.
છાપવા યોગ્ય નમૂના મેમો Templateાંચો
જ્યારે તમે તમારી જાતને મેમો સેટ કરવા અને ફોર્મેટ કરવા માટે ઉપરોક્ત ટીપ્સને લાગુ કરી શકો છો, ત્યારે તમને પ્રિ-ફોર્મેટ નમૂનામાંથી પ્રારંભ કરવામાં મદદરૂપ થઈ શકે છે. જો તમે આ કરવા માંગતા હો, તો ફક્ત નીચેની છબીને ક્લિક કરો અને કસ્ટમાઇઝ ટેમ્પલેટ કે જેને તમે સંપાદિત કરી શકો છો, સાચવો અને છાપી શકો છો, તે એક અલગ વિંડોમાં પીડીએફ દસ્તાવેજ તરીકે ખોલશે. જો તમને નમૂનાને ડાઉનલોડ કરવામાં સહાયની જરૂર હોય, તો આ તપાસોમદદરૂપ ટીપ્સ.
એકવાર ટેમ્પ્લેટ ખુલ્યા પછી, ઉપર જણાવેલ ટીપ્સનું પાલન કરવાની ખાતરી કરીને, તમારા મેમોની વિગતો સાથે ટેક્સ્ટને ઉદાહરણ તરીકે બદલવા માટે દસ્તાવેજમાં કોઈપણ જગ્યાએ ક્લિક કરો. જ્યારે તમે સમાપ્ત થઈ જાઓ, ત્યારે બચાવવા અને છાપવા માટે મેનૂ આદેશોનો ઉપયોગ કરો.
બિઝનેસ મેમોના વિવિધ પ્રકારો
અલબત્ત, ત્યાં ઘણા જુદા જુદા કારણો છે જે તમને મેમો લખવાની જરૂર છે, અને શું બોલવું તે પડકારરૂપ હોઈ શકે છે. હિસાબ-કેન્દ્રિત મેમો, જેમ કેક્રેડિટ મેમોછેડેબિટ મેમો, જેવી વસ્તુઓ માટે વપરાયેલા માનવ સંસાધન મેમોથી ખૂબ અલગ હશેકર્મચારી શિસ્ત,કામગીરી સમીક્ષાઓ, અથવાબ promotionતી ભલામણs જો તમે પ્રેરણા માટે પૂર્વ-લેખિત મેમોના વધારાના નમૂનાઓ જોવા માંગતા હો, તો આ મેમો ઉદાહરણોની સમીક્ષા કરો.
